Neden Eczane Ruhsat Başvurusunda Hata Yapılır
Hiç düşündünüz mü, bir eczanenin kapılarını açmak için onca emek verirken en çok hangi adımda yanlış yapılır? Ruhsat başvurusu, işin başlangıcı gibi görünse de bence en çok tuzağa düşülen kısım. Yıllardır İstanbul’da eczacılık yapıyorum ve sayılamayacak kadar çok kez, meslektaşlarımın küçük ama ciddi hatalar yüzünden işleri nasıl geciktirdiğine şahit oldum. Kimi zaman kağıtlar arasında boğuldum, kimi zaman eski bir binanın tozlu koridorlarında resmi işler peşinde koşarken o yoğun gürültüyü hala kulaklarımda hissederim. İstanbul’un nabzı böyle yerlerde bambaşka atıyor desem yalan olmaz.
Bugün size, özellikle yeni eczacıların yaptığı ruhsat başvurusu hatalarını anlatmak istiyorum. Belki içinizde benden daha tecrübeli olanlar vardır ancak ben eczane açmak isteyen herkesin bu sürece biraz daha dikkatli yaklaşmasını isterim. Elbette herkes hata yapabilir, kimse robot değil. Fakat burada bahsedeceğim küçük ipuçları, sizi gereksiz stresin, zaman kaybının ve maddi kayıpların pençesinden kurtarabilir. Bazen bir duvarın rengine kadar bile müdahale etmek zorunda kalırsınız, “O kadar önemli mi?” demeyin, ne yazık ki öyle.
En Sık Karşılaşılan Hatalar ve Uzun Vadeli Etkileri
Bence ilk büyük sıkıntı, evrak hazırlığında başlıyor. Evraklar arasında bazen kaybolursunuz, üst üste konmuş kağıt yığınları arasında sararmış bir belge karşısında dururken insanın aklı karışıyor. Eczane ruhsatı için il sağlık müdürlüğüne başvuru yaparken istenen belgelerin listesi fazlasıyla belirgin. Tüm belge adlarını ve nüshalarını eksiksiz hazırlamak gerekiyor. Fakat aceleyle yapılan başvurularda, kimlik fotokopisinin arka yüzünün unutulmasından tutun da tapu fotokopisinin güncel olmamasına kadar birçok saçma sayılabilecek hata ile karşılaştığım oldu. Geçen sene Kadıköy’de bir arkadaşım sırf arşivde eski tarihli bir ruhsatnameyle başvurduğu için baştan başlamak zorunda kalmıştı. Kim bilir, belki siz de sıkılmışsınızdır bu tekrar eden belgeler işinden. Fakat işin raconu bu, yapacak bir şey yok.
Bir diğer sıkıntılı alan ise mekan uygunluğu. Şu an gözümde tekrar tekrar canlanıyor; eski bir eczanenin tadilatını yaparken duvarın içinden beklenmedik bir boru çıktı. Tesisatın sesi gece gündüz kulaklarımda. Burada bir ilçe sağlık müdürlüğü denetime geldiğinde, çıkmayan havalandırma, yanlış yükseklikte monte edilmiş raf gibi basit meseleler yüzünden haftalarca beklemek gerekebiliyor. Eczane açılış tasarımı mevzuata kesinlikle uygun olmalı. Örneğin kapı genişliği, engelli vatandaşların geçişini rahatlatmak zorunda. Rafların konumu, lavabonun yeri bile yönetmeliğe göre ayarlanmalı. Unutursanız ya da gözünüzden kaçarsa, bir gürültü kopar; inşaat baştan yapılır, harcanan parayla birlikte moral de tükenir.
Projede hata yapılan başka bir konu ise tapu veya kira sözleşmesiyle binanın eczane olarak kullanılabileceğini belgelemek. Bazı meslektaşlarım Gürpınar’da bir apartmanın zemin katına ait tapu fotokopisini hazırlarken sadece dükkan tanımı yetiyor sandı ve başvuruları reddedildi. Unutmayın ki, yönetmelikler nettir. Tüm kullanım amacı ve alanı açıkça belirtilmek zorunda. Yani “Burası mağaza olabilir” yazıyorsa, hevesinizi kursağınızda bırakabilirler. Yetkililer yerinde inceleme yaptığında duvarların kalınlığından zeminin dokusuna kadar inceleyip hemen eksikliği saptayabiliyorlar.
Bütün bu aşamaları yaşarken bir sabah, eczane inşaatında taşeronun getirdiği malzemelerin keskin kokusunu tekrar hatırladım. Beton zeminin nemi, marangozun kestikçe çıkan talaş kokusu, heyecanıma karıştı. İstanbul trafiği, yetişilmesi gereken belgeler ve bir türlü bitmeyen bekleme süresi. Bu hissi yaşayınca, süreçte bir evrağın eksik çıkmasının ne kadar zorlayıcı olduğunu kimse inkâr edemez. Uzun vadede ise bu hatalar ruhsat onayının gecikmesine yol açıyor ve eczane açılışı, dolayısı ile gelir elde edilmeye başlanması erteleniyor.
Detaylarda Kaybolmak ve Doğru Yolu Bulmak
Hiç düşündünüz mü, ruhsat sürecinde ecilen kalan en küçük detaylar ileride başınıza nasıl çorap örebilir? Eczane yerleşim projesi, sadece mimari çizim değil; planın altına eklenen her imzanın sorumluluğu var. Tapu sahibi ile kiralayan arasında uyumsuzluk çıkarsa, mahkeme kapılarında koşturmak zorunda kalabilirsiniz. Bu yüzden evrakları toplarken defalarca kontrol etmek şart. Danışmanlık alın, başvurunuzun üzerinden bir göz daha geçsin, hatta çay içerken arkadaşınıza da gösterip eksikleri tartışmak bazen büyük sorunları önleyebilir.
Ben bir defasında sakinleştirmeye çalıştığım genç bir eczacı adayına bir tavsiye vermiştim. Apartmandaki komşular sürekli matkap sesi geliyor diye şikayet ediyordu. Eczane ruhsatı için akustik yalıtım belgeleri gündeme gelmişti; şaka gibi ama bu da bir gereklilikti. O an camdan gelen rüzgarın uğultusu arasında, insanların bu kurallara uymasının aslında ne kadar mantıklı olduğunu anladım. Sonuçta bu iş hem sağlık, hem de güvenlik için. Kimse başına iş almak istemez.
Ayrıca belirtmek gerekir ki, sağlık müdürlüklerinin her yeni güncellediği yönetmeliği takip etmek oldukça zor. Sistem değişiyor ve en çok burada hata yapılıyor. Bir eczacı arkadaşım, geçen sene Zeytinburnu’nda eski tip evraklarla başvurusunu gerçekleştirdi, ancak yürürlükte olmayan maddeler yüzünden baştan başlamak zorunda kaldı. Neredeyse bir yıl kaybetti. Bu yüzden ben artık ruhsat yönetmeliğini periyodik olarak kontrol etmeyi ihmal etmiyorum. Siz de internet üzerinden kolayca bulabileceğiniz ilgili mevzuatı güncel tutun.
Sürecin başında sanki dünya sizin etrafınızda dönüyor gibi geliyor. Fakat başvuruda bir satırın eksikliği, imza yerinin yanlışlığı koskoca bir süreci başa sarabiliyor. Diliniz damağınız kuruyor, dosyaların arasında bir evrak gibi hissediyorsunuz adeta. Bu detayların sizi korkutmasına izin vermeyin. Ne kadar dikkatli olursanız ve başvurunun son adımına kadar titiz davranırsanız işiniz o kadar kolaylaşır.
Sizce başka hangi evrak, hangi detay ya da uygulama en çok problem yaratıyor olabilir? Ya da başınıza gelmiş ilginç bir başvuru macerası var mı? Kendi deneyimlerinizi paylaşmak ister misiniz?